Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa – Kayak UMS 2011/2012

Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa

1. Pengarah/ Pengerusi

  •  Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan
    aktiviti.
    Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.
  • Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.
  • Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.
  • Bertanggung jawab menentukan hala tuju kejohanan

2. Timbalan Pengarah/ Timb Pengerusi

  • Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.
  • Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya.

3. Setiausaha

  • Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.
  • Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.
  • Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.
  • Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan.
  • Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat.
  • Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.
  • Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.
  • Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa.
  • Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
  • Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

4. Bendahari

  • Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan.
  • Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan.
  • Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan.
  • Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.
  • Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik.
  • Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
  • Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan kejohanan.
  • Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau keduaduanya sekali.

5. Jawatan kuasa Kewangan/ Tajaan – di bawah Bendahari

  • Menerima anggaran perbelanjaan dari jawatan kuasa kecil lain untuk dimajukan kepada jawatan kuasa pusat.
  • Segala permohonan perbelanjaan perlu diluluskan oleh jawatan kuasa pusat terlebih dahulu.
  • Membuat pesanan barangan dan perkhidmatan mengikut keperluan.
  • Menyediakan surat tawaran (lo) dan baucar bagi urusan pentadbiran dan pengurusan kejohanan.
  • Bertanggungjawab dengan menyimpan bil-bil yang terlibat dan kunci kira-kira dalam kejohanan
  • Mengawal dan menyelia segala perbelanjaan perjalanan kejohanan

6. Jawatan kuasa Peralatan/ Logistik dan Teknikal

  • Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
  • Menyediakan alatan dan membantu jawatan kuasa pertandingan
  • memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi.
  • Menyediakan tempat pertandingan padang dan gelanggang.
  • Menempah tempat pertandingan.
  • Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.
  • Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan.
  • Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan.

7. Jawatan kuasa Teknik Pertandingan dan Pengadilan

  • Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
  • Memastikan keadaan padang dalam bentuk yang sempurna lengkap dan sedia untuk digunakan.
  • Memberi taklimat kepada para pembantu pertandingan, peralatan dan kemudahan.
  • Mengedar serta mendapat borang penyertaan dari pasukan-pasukan yang bertanding.
  • Mengadakan undian bagi lorong atau acara yang bertanding.
  • Meneliti syarat penyertaan serta memberi pengesahan penyertaan bagi pasukan-pasukan yang bertanding.
  • Memastikan gelanggang yang di bina mengikut ukuran yang betul.
  • Memastikan alatan yang di gunakan mengikut spesifikasi.
  • Menyimpan dan merekodkan keputusan pertandingan.

8.  Jawatan kuasa Buku Program/ Ucapan/Perasmian

  • Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
  • Mereka bentuk kulit luar buku program.
  • Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu di masukkan atau di muatkan dalam buku program daripada ahli jawatan kuasa kecil lain.
  • Mencadangkan harga-harga iklan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa promosi untuk mendapat iklan-iklan untuk di muatkan di dalam buku program.
  • Mendapatkan senarai nama ahli jawatan kuasa serta para pegawai daripada ahli jawatan kuasa yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program.
  • Mendapatkan atur cara majlis dari jawatan kuasa atur cara yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program.
  • Mendapat jadual acara daripada jawatan kuasa teknikal yang terlibat yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program.
  • Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa protokol untuk di muatkan dalam buku program.
  • Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak dan memastikan buku siap dicetak tepat pada masanya.
  • Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa kejohanan.
  • Menyediakan dan menghantar laporan kewangan kepada jawatan kuasa kewangan.

9. Jawatan kuasa Siaraya/Pengacara Majlis/Bacaan Doa

  • Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan menentukan: Protokol,Masa,Tempat duduk,Cara masuk para peserta perbarisan, Muzik atau perbarisan,Persembahan
  • Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual pertandingan atau atur cara majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
  • Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyediakan atur cara bagi penyampaian hadiah.
  • Menguruskan keseluruhan perlaksanaan atur cara kejohanan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa buku program dan mengedarkan kepada semua yang hadir.
  • Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan di sepanjang kejohanan.
  • Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian dan penutup.
  • Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

10. Jawatan kuasa Protokol dan Sambutan

  • Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
  • Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup.
  • Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.
  • Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian.
  • Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan upacara penutup.
  • Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau penutup
  • Menyediakan naskhah bacaan ikrar kejohanan.
  • Melantik dan melatih pembaca ikrar kejohanan.
  • Menyediakan teks bacaan doa.
  • Melantik dan melatih pembaca doa.
  • Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.
  • Menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan untuk upacara pembukaan atau penutup kejohanan seperti
    Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk di hantar dan dipertimbangkan kepada Jawatan kuasa kewangan.
  • Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka.
  • Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan.
  • Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala persiapan untuk keperluan sambutan.
  • Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.

11. Jawatan kuasa Jemputan/ Publisiti

  • Merangka surat atau kad jemputan ke kejohanan olahraga serta menghantar untuk dicetak.
  • Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat dan jemputan khas.
  • Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu kehormat dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari penyampaian hadiah.
  • Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada jawatan kuasa hadiah, buku program dan sambutan.
  • Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan.
  • Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta.

ü  Menghebahkan serta mempromosikan butiran berkaitan dengan kejohanan melalui:
-     Poster-poster
-     Kain rentang
-     Iklan-iklan
-     Media cetak dan media elektronik
-     Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi, pengiklanan dan    hebahan mengenai sesuatu kejohanan.
-     Menyediakan maklumat mengenai kejohanan secara ringkas untuk promosi, maklumat perlu terdiri daripada:
-     Jadual Pertandingan
-     Atur cara kejohanan
-     Peta tempat berlangsung

12. Jawatan kuasa Persiapan Pentas dan Khemah

  • Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan.
  • Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alatan yang diperlukan seperti kerusi, bunga dan lain-lain.
  • Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan
  • Merangka pelan-pelan kedudukan khemah.
  • Menempah atau menghubungi pihak berkenaan untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan peralatan yang berkaitan.
  • Menyusun dan memastikan keceriaan khemah.
  • Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

13. Jawatan kuasa Kebersihan

  • Memastikan keadaan padang yang akan digunakan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan sesudah kejohanan.
  • Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan.
  • Menghubungi pihak berkenaan untuk perkhidmatan memungut sampah.
  • Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan padang sebelum, semasa dan selepas kejohanan.

14. Jawatan kuasa Keselamatan

  • Memastikan keselamatan peserta terjaga sepanjang program dijalankan
  • Memastikan tempat pertandingan selamat dan tidak mendatangkan bahaya
  • Bekerjasama dengan pihak keselamatan untuk menjaga keselamatan tempat pertandingan.

About ignatiusjohn

Universiti Malaysia Sabah, Industrial Chemistry Final year student Twitter : https://twitter.com/IgnatiusMicky Facebook : http://www.facebook.com/Ignatius John

Posted on November 3, 2011, in myself, Uncategorized, Universiti Malaysia Sabah and tagged , , , , . Bookmark the permalink. 3 Comments.

  1. Thankyou. This info realy help me to do my assignment.

  2. thnks 4 sharing ths post it`s really help me in doing my assgmnt..^_^

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: